Alternativas gratis a Microsoft Office (incluida la del propio Microsoft)

Empieza por la opción que casi nadie menciona: Microsoft regala Office. Entra a office.com, inicia sesión con una cuenta de Microsoft gratuita y tienes Word, Excel, PowerPoint y Outlook en el navegador sin pagar nada. Son las aplicaciones de verdad, abren tus archivos a la perfección porque las hace la misma empresa, y no hay periodo de prueba.

Si lo que te molesta de Microsoft 365 es la suscripción y no Microsoft en sí, lo más probable es que ahí termine tu búsqueda. Todo lo que viene a continuación es para los casos en que eso no basta: necesitas trabajar sin conexión, necesitas las funciones avanzadas que le faltan a la versión web, o prefieres no tener ninguna cuenta de Microsoft.

Microsoft 365 en la web: gratis, y es Office de verdad

Las versiones web gratuitas de Word, Excel y PowerPoint cubren la inmensa mayoría del trabajo corriente con documentos: escribir, dar formato, tablas, gráficos, comentarios, control de cambios, edición simultánea en tiempo real y 5 GB de almacenamiento en OneDrive. Los archivos se abren y se guardan como .docx y .xlsx auténticos, sin paso de conversión y sin que el formato se desvíe, porque es el propio motor de renderizado de Microsoft.

Dónde se queda corto: falta todo el extremo avanzado. Nada de macros ni de VBA. No están Power Query, Power Pivot ni las herramientas de datos más especializadas de Excel. La combinación de correspondencia de Word, los documentos maestros y las funciones de referencias avanzadas tampoco están. Usarlo sin conexión requiere configuración y es limitado. Y necesitas una cuenta de Microsoft, con tus archivos alojados en OneDrive de forma predeterminada.

Para estudiantes, para quien escribe documentos corrientes y para quien en realidad solo necesita “abrir lo que me mandó un colega sin que se vea mal”, esta es la respuesta correcta y es gratis.

LibreOffice: la suite de escritorio completa

LibreOffice es una suite de oficina de escritorio de verdad: Writer, Calc, Impress, más Draw para diagramas y trabajo vectorial y Base para bases de datos. Se instala en Windows, Mac y Linux, funciona totalmente sin conexión, no pide cuenta y es de código abierto: sin telemetría, sin una licencia que pueda cambiar, sin insistirte en que pagues.

La profundidad de funciones es real. Calc maneja tablas dinámicas, cientos de funciones, solver y análisis estadístico. Writer hace documentos maestros, estilos como es debido, bibliografía e índices: se puede defender que es mejor que Word para documentos largos y estructurados, como una tesis. Tiene un lenguaje de macros e incluso puede ejecutar muchas macros de VBA con algunos ajustes.

Dónde se queda corto: en dos cosas, siendo honestos.

Primero, la interfaz se ve anticuada. Es funcional y densa más que pulida, y después de usar la cinta de opciones de Microsoft se siente como retroceder una década. En la configuración hay una disposición tipo cinta, pero no viene activada por defecto y no está tan refinada.

Segundo, y con más consecuencias: los archivos .docx complejos se desplazan. Un documento sencillo va y vuelve sin problemas. Un documento con mucho formato, imágenes colocadas con precisión, cuadros de texto, SmartArt o una plantilla corporativa se va a mover: cambian los espaciados, un salto de página aparece en otro lado, un diagrama se desplaza. Para tus propios documentos eso no importa. Para un documento que va a manos de alguien que lo abrirá en Word y juzgará la maquetación, importa y mucho. Exporta a PDF cuando lo que importa es la maquetación.

OnlyOffice: la mejor compatibilidad con los formatos de Microsoft

OnlyOffice tomó una decisión de arquitectura distinta a la de LibreOffice: trata los formatos OOXML de Microsoft como propios en lugar de convertir a ODF y de vuelta. El resultado es la mejor fidelidad con .docx y .xlsx de cualquier suite de escritorio gratuita: los documentos que se desplazan de forma visible en LibreOffice a menudo sobreviven intactos en OnlyOffice.

La interfaz es una copia cercana de la cinta de Microsoft, así que resulta familiar de inmediato, y los editores de escritorio son gratis para uso personal. También maneja bien la edición colaborativa si lo conectas a un servidor Nextcloud.

Dónde se queda corto: el conjunto de funciones es menos profundo que el de LibreOffice en el extremo especializado: menos funciones en la hoja de cálculo, peor manejo de documentos largos, ningún componente de base de datos. El ecosistema es más pequeño, así que hay menos extensiones y menos documentación de la comunidad. Y la frontera entre lo gratis y lo de pago es más turbia que una licencia de código abierto a secas: los editores de escritorio son gratis, los productos de servidor no, y esa línea ya se movió antes.

Google Docs, Sheets y Slides

La suite de Google es gratis con cualquier cuenta de Google y sigue siendo la mejor experiencia de edición colaborativa que existe, incluida la de Microsoft. Varias personas en un documento a la vez, comentarios y sugerencias que funcionan con sensatez, historial de revisiones ilimitado y compartir con un enlace en lugar de un archivo adjunto. Sheets es una hoja de cálculo capaz, con funciones que Excel no tiene, entre ellas las realmente útiles IMPORTRANGE y QUERY.

Dónde se queda corto: la fidelidad con .docx es la más débil de todo lo que hay aquí. Google convierte a su propio formato interno al importar y de vuelta al exportar, y los documentos complejos pierden maquetación en ambas direcciones. Sin conexión funciona, pero requiere configuración en Chrome y es frágil. Sheets se vuelve notablemente lento a partir de unas 100.000 filas, donde Excel sigue cómodo. Y el almacenamiento son los 15 GB compartidos de la cuenta de Google, que también se están comiendo tus fotos y Gmail.

WPS Office

WPS Office es una suite que imita a la de Microsoft, con buena compatibilidad OOXML y poco peso, incluida una versión móvil sólida. Es gratis, con un nivel de pago.

Dónde se queda corto: la versión gratis muestra anuncios y empuja a pagar de una forma que las demás no, y algunas funciones —ciertas operaciones con PDF, la sincronización en la nube— están detrás del plan de pago. La desarrolla Kingsoft, una empresa china, y algunas organizaciones tienen políticas al respecto. Conviene saberlo antes de instalarla en una computadora del trabajo.

Lo que de verdad no se traslada

Vale la pena nombrar tres huecos concretos, porque explican la mayoría de los casos en que alguien intenta cambiarse y tiene que volver atrás:

• Las macros de VBA. Si tu trabajo funciona a base de macros de Excel, ninguna de estas las ejecutará de forma fiable. LibreOffice es la que más se acerca y aun así hay que reescribirlas.
• Power Query y Power Pivot. Las herramientas de transformación y modelado de datos de Excel no tienen un equivalente gratuito real. Para trabajo serio con datos, la respuesta honesta es otra categoría de herramienta por completo.
• La maquetación precisa en documentos compartidos. Cualquier documento que cruce de una suite a otra puede desplazarse. Esto no es un error que se vaya a corregir: es la consecuencia de reimplementar un formato enorme y en parte no documentado. Si el entregable es la maquetación, manda un PDF.